Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Rådhussekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt rådhussekretær som kan bidra til effektiv administrativ drift i et kommunalt miljø. Som rådhussekretær vil du ha en sentral rolle i den daglige koordineringen av kontoroppgaver, møteadministrasjon, dokumenthåndtering og kommunikasjon mellom innbyggere, ledelse og ulike kommunale avdelinger. Stillingen passer for deg som trives med orden, nøyaktighet og kontakt med mennesker, og som ønsker å arbeide i skjæringspunktet mellom administrasjon og offentlig tjenesteyting.
I denne rollen vil du støtte ledere, saksbehandlere og andre ansatte med praktiske og administrative oppgaver som er avgjørende for at rådhuset skal fungere smidig. Du vil blant annet håndtere innkommende henvendelser, registrere og arkivere dokumenter, forberede møtemateriale, skrive referater og følge opp frister. Du vil også bidra til å sikre at rutiner for journalføring, personvern og offentlig innsyn blir fulgt i tråd med gjeldende regelverk og interne prosedyrer.
En rådhussekretær må kunne arbeide selvstendig, men også samarbeide godt med kolleger på tvers av fagområder. Du vil ofte være et første kontaktpunkt for innbyggere og samarbeidspartnere, og det er derfor viktig at du kommuniserer tydelig, høflig og profesjonelt både muntlig og skriftlig. Rollen krever god forståelse for administrative prosesser, høy grad av diskresjon og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig uten å miste oversikt.
Arbeidshverdagen kan være variert og tidvis hektisk, med behov for rask omstilling når prioriteringer endres. Derfor ser vi etter en person som er løsningsorientert, pålitelig og komfortabel med digitale verktøy. Erfaring fra offentlig forvaltning er en fordel, men ikke alltid et krav dersom du har relevant administrativ bakgrunn og motivasjon for å lære kommunale arbeidsprosesser.
Som rådhussekretær får du muligheten til å bidra til god innbyggerdialog og velfungerende offentlig administrasjon. Du blir en del av et arbeidsmiljø der kvalitet, tilgjengelighet og samfunnsansvar står sentralt. Stillingen gir innsikt i kommunal virksomhet og kan være et godt utgangspunkt for videre utvikling innen administrasjon, saksstøtte eller offentlig forvaltning. Dersom du motiveres av å skape struktur, yte god service og støtte viktige samfunnsfunksjoner, kan dette være en svært meningsfull rolle for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Besvare telefoner, e-poster og henvendelser fra innbyggere og samarbeidspartnere
- Registrere, journalføre og arkivere dokumenter i kommunens systemer
- Forberede møteinnkallinger, sakslister og møtedokumenter
- Skrive referater og følge opp beslutninger og frister etter møter
- Koordinere kalender, avtaler og praktisk støtte for ledelse og avdelinger
- Sikre korrekt dokumentflyt og etterlevelse av administrative rutiner
- Bistå med publikumsmottak og generell informasjon om kommunale tjenester
- Støtte saksbehandlere med administrative oppgaver og dokumentforberedelse
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon, kontorfag eller lignende
- Erfaring fra sekretærarbeid, kontorstøtte eller offentlig administrasjon er en fordel
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig
- God digital kompetanse og erfaring med kontorstøttesystemer
- Forståelse for konfidensialitet, personvern og dokumenthåndtering
- Gode samarbeidsevner og profesjonell serviceinnstilling
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og overholde frister
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring fra administrativt arbeid i offentlig eller privat sektor?
- Hvor komfortabel er du med å håndtere innbyggerhenvendelser daglig?
- Hvilke digitale systemer har du brukt til dokumenthåndtering og arkivering?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du arbeider med frister og dokumenter?
- Har du erfaring med møteforberedelser, referatskriving eller kalenderstyring?
- Hvordan håndterer du sensitive opplysninger og krav til konfidensialitet?
- Hva motiverer deg til å arbeide i kommunal eller offentlig administrasjon?
